La contabilità economica si dice analitica quando misura i costi sostenuti da una organizzazione con riferimento sia alle sue articolazioni organizzative (centri di costo) sia alle destinazioni dei costi stessi (attività, funzioni, progetti).
L'introduzione della Contabilità Economica rientra in un più ampio processo di riforme amministrative legate alla riforma del Bilancio dello Stato. In particolare, la Contabilità economico-analitica per centri di costo, introdotta con il D.Leg.vo 7 agosto 1997 n. 279, è finalizzata alla rilevazione, alla verifica, ed al monitoraggio dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'azione amministrativa. Questo sistema di contabilità consente di qualificare, per ciascuna struttura organizzativa, il profilo economico, vale a dire il costo di gestione, secondo la rispettiva natura e destinazione e di verificare le modalità e le condizioni di impiego delle risorse. Una volta a regime tale sistema sarà strumentale al processo di formazione del bilancio di previsione ed al processo di controllo interno di gestione. I soggetti interessati sono tutte le Amministrazioni Pubbliche. Secondo il D.Leg.vo 279/97 (art.12), infatti, "le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 (ora D.L.vo n° 165 30 marzo 2001) , e successive modificazioni ed integrazioni, adottano le misure organizzative necessarie per la rilevazione e per l'analisi dei costi e dei rendimenti dell'attività amministrativa e della gestione dei singoli centri di costo, secondo il sistema pubblico di contabilità economica". La contabilità economica misura il valore delle risorse umane e strumentali (beni e servizi) utilizzate da una organizzazione - cioè i costi - ed il valore dei beni e dei servizi prodotti - cioè i ricavi -. La contabilità finanziaria misura, invece, gli esborsi monetari sostenuti - spese - o gli introiti monetari - entrate . Fra contabilità economica e finanziaria esistono due tipi di differenze: temporali, perché l'esborso monetario può avvenire in un momento diverso da quello in cui le risorse vengono impiegate, e strutturali, in quanto l'unità organizzativa che impiega le risorse può essere diversa da quella che sostiene il relativo esborso finanziario. Esistono, inoltre, spese alle quali non corrispondono costi, come ad esempio i rimborsi delle somme prese a prestito, al netto degli interessi, che sono invece un costo. Al momento il sistema di contabilità economica delle Pubbliche Amministrazioni, di cui al D.Leg.vo 279/97, gestisce solo i costi sostenuti, mentre la misurazione dei ricavi è prevista nel corso delle future evoluzioni. Il sistema di contabilità economica è lo strumento destinato a misurare i costi sostenuti da ciascuna unità organizzativa (centri di costo) e consentire una valutazione economica complessiva dei servizi e delle attività prodotti. Va quindi tenuto distinto dai sistemi di controllo interno di gestione, di cui ogni Amministrazione deve autonomamente dotarsi, secondo il disposto del D.Leg.vo 286/99, che ha delineato il sistema di controlli delle Amministrazioni Pubbliche. Per le sue caratteristiche, il sistema di contabilità economica si pone in via strumentale e come riferimento comune all'esercizio del controllo interno di gestione. Il Controllo di Gestione è lo strumento a supporto della funzione di indirizzo e programmazione degli Organi Collegiali e della dirigenza. Esso è rivolto a verificare il grado di realizzazione degli obiettivi individuati dagli organi di governo, il grado di utilizzazione delle risorse impiegate e i risultati realizzati dalle singole Unità Operative/Centri di Costo, avendo cura di rilevare ed attribuire ad ogni attività la relativa quota di costo e segnalare agli organi di direzione le misure correttive per migliorare la funzionalità del sistema. Le sue risultanze sono utilizzate anche al fine della programmazione dell’attività finanziaria e della migliore allocazione delle risorse. Centri di Costo rappresentano le unità di imputazione dei risultati della gestione: essi si identificano con le unità organizzative che impiegano le risorse e che sono in grado di influenzare in maniera diretta i costi complessivi. I Centri di Costo sono rappresentati dalle Facoltà, dai Dipartimenti, dal Centro di Servizi Interdipartimentali di Microscopia e dalle Aree gestionali dell’Amministrazione Centrale (tabella n. 1: “Centri di Costo” del Manuale Operativo), e si distinguono in Centri di Costo intermedi reali, Centri di Costo intermedi fittizi e Centri di Costo finali. I Centri di Costo intermedi fittizi (IF) sono “contenitori” di costi (in genere indiretti) che al momento della loro rilevazione non si ritiene conveniente o non è possibile attribuire ai Centri di Costo finali. I Centri di Costo intermedi reali (IR) corrispondono alle unità organizzative dell’Amministrazione Centrale che svolgono attività di supporto per i Centri di Costo finali. I Centri di Costo finali (F) includono le unità organizzative che svolgono le attività caratteristiche dell’Ateneo (ricerca e didattica) e sono rappresentati dai Dipartimenti e dalle Facoltà. I Centri di Responsabilità Amministrativa (tabella n. 3: “Mappatura dei Centri di Responsabilità Amministrativa” del Manuale Operativo) possono essere definiti quali unità organizzative cui sono riferite le risorse finanziarie, umane e strumentali (budget) per il conseguimento degli obiettivi istituzionali dell’Ateneo. I Centri di Responsabilità Amministrativa comprendono i Dipartimenti e le Aree Gestionali dell’Amministrazione Centrale. In particolare l’Area di Staff raggruppa le unità organizzative che dipendono dal Rettore e dal Direttore Amministrativo. Cosa si intende per budget?A ciascun Responsabile/delegato del Centro di Responsabilità Amministrativa sono attribuite le risorse finanziarie, umane e strumentali (budget) in relazione agli obiettivi gestionali assegnati ed in coerenza con gli stanziamenti previsti dal bilancio finanziario. I Responsabili dei Centri di Responsabilità Amministrativa o i loro delegati dovranno autorizzare le singole spese ed indicare, su ciascun documento, il Centro di Costo cui imputare i costi sostenuti in relazione alle risorse da ciascuno impiegate. Come deve essere compilato il modulo di autorizzazione?Il modulo dovrà essere compilato dal Responsabile/delegato del Centro di Responsabilità Amministrativa, il quale, sulla base della documentazione in suo possesso ed in coerenza con il budget assegnato, dovrà indicare il Centro di costo cui imputare la spesa. Tale modulo dovrà necessariamente accompagnare la documentazione giustificativa della spesa.
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